Privatlivspolitik for Hørning Puls

Opdateret, december 2023

Hørning Puls’ dataansvar
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Anne Marie Aebeloe er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Kontaktpersoner: Anne Marie Aebeloe
Adresse: Toftevej 53, 8362  Hørning
CVR: 31406730
Telefonnr.: 26394906
Mail: admin@hoerning-puls.dk
Website: www.hoerning-puls.dk

Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger:

Medlemsoplysninger:

• Almindelige personoplysninger:
  • Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse
  • Købs- og betalingshistorik
  • Tilmelding og fremmøde til hold eller fitness center
  • Udarbejdede individuelle træningsprogrammer
  •  
• Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
  • CPR-nummer
  • Krypterede Betalingskortnumre ved dibs betalinger
  • Helbredsoplysninger hvis disse vurderes relevante i forhold til at kunne give dig en korrekt sundhedsmæssig og skadesforebyggende vejledning.

Oplysninger om frivillige:

• Almindelige personoplysninger:
  • Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse
  • Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer
  • Tilknytning til hold
• Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
  • Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest

I Hørning Puls opbevarer vi ikke cpr-numre (kun fødselsdatoer). Returnerede børneattester destrueres fra år til år.

Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

• Offentlige myndigheder, f.eks. ved bevilliget fritidspas fra kommunen.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

• Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
• At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
• Behandling efter lovkrav
• Behandling med samtykke

Formål med behandling af medlemsoplysninger:

• Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
• Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
• Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
• Levering af varer og ydelser du har bestilt
• Administration af din relation til foreningen

Formål med behandling af oplysninger på frivillige:

• Håndtering af de frivilliges hverv og pligter i foreningen
• Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
• Opfyldelse af lovkrav
• Udbetaling af godtgørelser, refusioner og lignende
• Administration af din relation til foreningen

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende ske ud fra berettigede (legitime) interesser som:

• Udøvelse af idrætsaktiviteter, herunder træningsprogrammer mv.
• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent mv.
• Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
• Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
• Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet
• Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om frivillige til disse, for at frivillige kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
• Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
• Da vi er en folkeoplysende tilskudsberettiget forening under Skanderborg Kommune, er det et krav at vi kan genskabe medlemslister 5 år tilbage i tiden.

Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger
I forbindelse med idrætsaktiviteter sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer.

Der sker videregivelse af oplysninger om frivillige i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.

I forbindelse med ansøgning om tilskud fra Skanderborg Kommune videregives visse personoplysninger hertil.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.  

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen eller som frivillig i foreningen (ulønnet frivillig):

Medlemmer:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn, og for at kunne leve op til kravene fra Skanderborg kommune, opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 5 efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen

Ulønnede frivillige:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode efter du er stoppet som frivillig og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn, og for at kunne leve op til kravene fra Skanderborg Kommune, opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter du er stoppet som frivillig.
• Bogføringsbilag, herunder f.eks. godtgørelsesbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om

Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til at få opdateret dine data
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse
• Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst. 
• Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
• Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

• Ved behov vil denne privatlivspolitik blive ændret/opdateret. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.